OMO5 Tokyo Otsuka by Hoshino Resorts

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

VOYAGE ON DEMAND

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Version 1.0 — Entrée en vigueur : 23 juillet 2026

Dernière mise à jour : 23 juillet 2026

Cette Politique de Confidentialité est établie conformément au

Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection

des personnes physiques à l’égard du traitement des données à

caractère personnel (RGPD), ainsi qu’à la loi n° 78-17 du

6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers

et aux libertés (loi Informatique et Libertés).

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Article 1 — Identité du Responsable de Traitement

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Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

  AUTHENTIK HOLIDAYS, SAS au capital de 10 000 €

  Siège social : 16 AVENUE DU FER A CHEVAL

92430 MARNES-LA-COQUETTE

  939 313 250 R.C.S. Nanterre

  N° TVA intracommunautaire : FR37939313250

  Immatriculation Atout France : En cours d’immatriculation

  Délégué à la Protection des Données (DPO) :

  Nom : En cours de désignation

  E-mail : dpo@voyageondemand.fr

Pour toute question relative au traitement de vos données

personnelles, vous pouvez contacter notre DPO à l’adresse

indiquée ci-dessus.

Article 2 — Données Collectées

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Voyage on Demand collecte uniquement les données strictement

nécessaires à la fourniture de ses services. Les catégories

de données traitées sont les suivantes :

2.1. Données d’identification et de contact

  • Nom, prénom

  • Adresse e-mail

  • Numéro de téléphone (fixe et/ou mobile)

  • Adresse postale (facturation)

  • Date de naissance (exigée par certains prestataires)

  • Nationalité et numéro de document de voyage (passeport,

   carte d’identité) pour les réservations le nécessitant

2.2. Données relatives aux voyages

  • Destinations, dates et durées des voyages réservés

  • Composition du groupe de voyageurs (y compris les données

   des co-voyageurs communiquées par le Client)

  • Préférences de voyage (type de chambre, régime

   alimentaire, assistance mobilité, etc.)

  • Historique des réservations et des voyages effectués

2.3. Données de paiement

  • Type de carte bancaire et quatre derniers chiffres

  • Date d’expiration

  • Référence de transaction

  Attention : les données complètes de carte bancaire ne sont

  jamais stockées par Voyage on Demand. Elles sont traitées

  exclusivement par notre prestataire de paiement sécurisé

  Stripe, certifié PCI-DSS.

2.4. Données de navigation et techniques

  • Adresse IP

  • Type de navigateur et système d’exploitation

  • Pages visitées, durée de visite, clics

  • Données de cookies (voir Article 8)

  • Identifiants de session

2.5. Données de communication

  • Contenu des échanges avec notre service client

   (e-mails, formulaires de contact, chat)

  • Enregistrements d’appels téléphoniques (le cas échéant,

   avec information préalable)

  • Réclamations et évaluations soumises

2.6. Données sensibles

  Voyage on Demand peut être amenée à traiter, avec votre

  consentement explicite, des données relatives à votre

  état de santé dans les cas suivants :

  • Demandes d’assistance spécifique (mobilité réduite,

   régimes médicaux, allergies alimentaires sévères)

  • Souscription d’assurances voyage incluant une

   couverture médicale

  Ces données ne sont traitées que dans la stricte mesure

  nécessaire et ne sont jamais utilisées à d’autres fins.

Article 3 — Finalités et Bases Légales des Traitements

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Chaque traitement de données repose sur une base légale au

sens de l’article 6 du RGPD.

3.1. Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD)

  Finalité : traitement et gestion de vos réservations,

  émission des documents de voyage, gestion des modifications

  et annulations, service après-vente, gestion des litiges.

  Données concernées : identification, voyage, paiement,

  communication.

  Conservation : durée du contrat + 5 ans (prescription

  légale de droit commun, art. 2224 du Code Civil).

3.2. Obligation légale (art. 6.1.c RGPD)

  Finalité : respect des obligations comptables et fiscales,

  obligations de lutte contre le blanchiment d’argent (LCB-FT),

  communication aux autorités compétentes sur réquisition,

  obligations du Code du Tourisme.

  Données concernées : identification, paiement, voyage.

  Conservation :

  • Pièces comptables : 10 ans (art. L.123-22 du Code de

   Commerce)

  • Documents LCB-FT : 5 ans après la fin de la relation

  • Réquisitions judiciaires : selon ordonnance

3.3. Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD)

  Finalité : amélioration de nos services, sécurisation du

  Site, prévention de la fraude, statistiques d’usage,

  gestion des réclamations, personnalisation de l’expérience

  sur la base de l’historique de navigation.

  Données concernées : navigation, communication, voyage.

  Conservation : 3 ans à compter de la dernière interaction.

  Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment

  (voir Article 6).

3.4. Consentement (art. 6.1.a RGPD)

  Finalité : envoi de newsletters et d’offres commerciales

  personnalisées par e-mail ou SMS, dépôt de cookies non

  essentiels (publicité, mesure d’audience avancée),

  traitement de données de santé (assistance spécifique).

  Données concernées : e-mail, téléphone, navigation.

  Conservation : jusqu’au retrait du consentement, et au

  plus 3 ans à compter du dernier consentement actif.

  Le retrait du consentement ne remet pas en cause la

  licéité des traitements effectués avant ce retrait.

  Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment

  via votre espace client ou en cliquant sur le lien

  de désinscription présent dans chaque e-mail commercial.

Article 4 — Durées de Conservation

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Récapitulatif des durées de conservation par catégorie :

  Type de données         | Durée de conservation

  ---------------------------------|------------------------

  Données de réservation      | 5 ans après la fin

  et documents de voyage      | du séjour

  ---------------------------------|------------------------

  Données de paiement       | 13 mois (délai de

  (traces de transaction)     | contestation CB)

  ---------------------------------|------------------------

  Pièces comptables        | 10 ans

  ---------------------------------|------------------------

  Données de navigation      | 13 mois maximum

  et cookies analytiques      | (recommandation CNIL)

  ---------------------------------|------------------------

  Données de prospection      | 3 ans à compter du

  commerciale           | dernier contact actif

  ---------------------------------|------------------------

  Données de communication     | 3 ans à compter de

  (e-mails, réclamations)     | la clôture du dossier

  ---------------------------------|------------------------

  Données de santé         | Durée du voyage +

                   | 1 an maximum

  ---------------------------------|------------------------

  Comptes clients inactifs     | 3 ans à compter de

                   | la dernière connexion

À l’issue de ces délais, les données sont supprimées ou

anonymisées de manière irréversible.

Article 5 — Destinataires des Données

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5.1. Destinataires internes

  Les données sont accessibles uniquement aux collaborateurs

  de Voyage on Demand qui en ont besoin dans le cadre de

  leurs missions : équipe réservations, service client,

  service comptable, direction.

5.2. Prestataires et sous-traitants

  Voyage on Demand fait appel à des prestataires tiers

  agissant en qualité de sous-traitants au sens de l’article

  28 du RGPD, liés par contrat garantissant un niveau de

  protection équivalent :

  • Prestataire de paiement sécurisé : STRIPE

  • Hébergeur des données : Travel Compositor

  • Outil de gestion de la relation client (CRM) : Travel Compositor

  • Outil d’envoi d’e-mails : Travel Compositor

  • Outil d’analyse d’audience : Google Analytics

  • Système de réservation (GDS/CRS) : Travel Compositor

5.3. Partenaires de voyage

  Dans le cadre de l’exécution de votre réservation,

  certaines données nécessaires à la prestation sont

  transmises aux prestataires concernés : compagnies

  aériennes, hôteliers, agences réceptives, sociétés de

  location de voitures, compagnies de croisière.

  Ces transmissions sont strictement limitées aux données

  nécessaires à l’exécution du service et encadrées par

  des clauses contractuelles.

5.4. Autorités compétentes

  Voyage on Demand peut être tenue de communiquer des

  données aux autorités judiciaires, administratives ou

  fiscales françaises sur réquisition légale.

5.5. Ce que nous ne faisons jamais

  Voyage on Demand ne vend jamais vos données personnelles

  à des tiers. Vos données ne sont jamais cédées à des

  fins publicitaires à des partenaires commerciaux externes.

Article 6 — Transferts Hors Union Européenne

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Certains de nos sous-traitants peuvent être établis ou

héberger des données hors de l’Union Européenne (notamment

aux États-Unis pour certains outils SaaS). Dans ce cas,

Voyage on Demand s’assure que les transferts reposent sur

l’un des mécanismes suivants :

  • Décision d’adéquation de la Commission européenne

   (ex. pays reconnus comme offrant une protection

   suffisante) ;

  • Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par

   la Commission européenne (art. 46.2.c du RGPD) ;

  • Certification du sous-traitant au Data Privacy

   Framework UE-États-Unis (le cas échéant).

La liste des transferts hors UE et les garanties associées

est disponible sur demande auprès de notre DPO.

Article 7 — Vos Droits

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Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés,

vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

7.1. Droit d’accès (art. 15 RGPD)

  Vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous

  concernant sont traitées, ainsi qu’une copie de ces données

  et des informations sur les modalités de traitement.

7.2. Droit de rectification (art. 16 RGPD)

  Vous pouvez demander la correction de données inexactes

  ou incomplètes vous concernant.

7.3. Droit à l’effacement (art. 17 RGPD)

  Vous pouvez demander la suppression de vos données dans

  les cas prévus par le RGPD (retrait du consentement,

  données plus nécessaires, traitement illicite). Ce droit

  ne s’applique pas lorsque le traitement est nécessaire

  au respect d’une obligation légale.

7.4. Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD)

  Vous pouvez demander la suspension temporaire du

  traitement de vos données, notamment pendant la vérification

  d’une demande de rectification ou d’opposition.

7.5. Droit à la portabilité (art. 20 RGPD)

  Vous pouvez recevoir les données que vous nous avez

  fournies dans un format structuré, couramment utilisé

  et lisible par machine (JSON, CSV), et les transmettre

  à un autre responsable de traitement.

  Ce droit s’applique uniquement aux traitements fondés

  sur le consentement ou l’exécution d’un contrat.

7.6. Droit d’opposition (art. 21 RGPD)

  Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement

  de vos données fondé sur l’intérêt légitime, notamment

  à des fins de prospection commerciale. L’opposition à

  la prospection est absolue et ne requiert aucune

  justification.

7.7. Droit de retrait du consentement (art. 7.3 RGPD)

  Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement,

  vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela

  remette en cause la licéité des traitements antérieurs.

7.8. Directives post-mortem (loi Informatique et Libertés)

  Vous pouvez définir des directives relatives au sort

  de vos données personnelles après votre décès

  (conservation, effacement, communication à un tiers

  désigné).

7.9. Droit de réclamation auprès de la CNIL

  Si vous estimez que le traitement de vos données porte

  atteinte à vos droits, vous pouvez introduire une

  réclamation auprès de la Commission Nationale de

  l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

    CNIL — 3 place de Fontenoy, 75007 Paris

    www.cnil.fr

Comment exercer vos droits :

  Vos demandes peuvent être adressées :

  • Par e-mail : dpo@voyageondemand.fr

  Nous répondrons dans un délai maximum d’un mois à

  compter de la réception de la demande. Ce délai peut

  être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de

  demande complexe ou multiple, après information de

  votre part.

  Une pièce d’identité pourra vous être demandée afin

  de vérifier votre identité avant traitement.

Article 8 — Cookies et Traceurs

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8.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

  Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre

  terminal (ordinateur, smartphone, tablette) lors de

  votre visite sur notre Site. Il permet à ce dernier

  de mémoriser des informations relatives à votre

  navigation.

8.2. Cookies utilisés par Voyage on Demand

  Nous utilisons les catégories de cookies suivantes :

  Cookies strictement nécessaires (pas de consentement

  requis) :

  • Cookies de session et d’authentification

  • Cookies de panier / réservation en cours

  • Cookies de sécurité (protection CSRF)

  • Cookie de mémorisation du choix de consentement

  Cookies analytiques (consentement requis) :

  • Mesure de l’audience et des performances du Site

   Google Analytics 4

  • Durée de conservation : 13 mois maximum

  Cookies de personnalisation (consentement requis) :

  • Mémorisation de vos préférences de navigation

   (langue, devise, dernières recherches)

  • Durée de conservation : 6 mois

  Cookies publicitaires (consentement requis) :

  • Affichage de publicités personnalisées sur des

   sites tiers (retargeting)

  • Partage de données avec des régies publicitaires

  • Durée de conservation : 13 mois maximum

8.3. Gestion de vos préférences

  Lors de votre première visite, un bandeau vous invite

  à accepter ou refuser les cookies non essentiels.

  Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment

  via le gestionnaire de cookies accessible depuis le

  lien "Gestion des cookies" en bas de chaque page.

  Vous pouvez également paramétrer votre navigateur

  pour bloquer ou supprimer les cookies. Attention :

  le blocage des cookies essentiels peut altérer le

  fonctionnement du Site et empêcher la réservation.

8.4. Cookies tiers

  Certains cookies sont déposés par des tiers intégrés

  au Site (réseaux sociaux, lecteurs de vidéos, cartes

  interactives). Voyage on Demand n’a pas la maîtrise

  de ces cookies ; nous vous invitons à consulter les

  politiques de confidentialité de ces tiers.

Article 9 — Sécurité des Données

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Voyage on Demand met en œuvre des mesures techniques et

organisationnelles appropriées pour protéger vos données

personnelles contre toute perte, destruction, altération,

accès non autorisé ou divulgation accidentelle, conformément

à l’article 32 du RGPD. Ces mesures comprennent notamment :

  • Chiffrement des données en transit (protocole TLS/HTTPS)

  • Chiffrement des données sensibles au repos

  • Accès aux données restreint au personnel habilité,

   sur la base du principe du moindre privilège

  • Authentification forte pour les accès aux systèmes

   internes

  • Traçabilité des accès et journaux d’audit

  • Sauvegardes régulières et plan de reprise d’activité

  • Évaluations régulières de la sécurité (tests

   d’intrusion, audits)

  • Formation et sensibilisation des collaborateurs

   au RGPD et à la sécurité informatique

  • Certification PCI-DSS de notre prestataire de

   paiement pour les données bancaires

En cas de violation de données personnelles susceptible

d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, Voyage

on Demand s’engage à notifier la CNIL dans les 72 heures

conformément à l’article 33 du RGPD et, si le risque est

élevé, à vous en informer dans les meilleurs délais

(art. 34 du RGPD).

Article 10 — Données des Mineurs

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Le Site de Voyage on Demand est destiné à un public majeur.

Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles

auprès de personnes de moins de 15 ans sans le consentement

préalable de leurs parents ou tuteurs légaux.

Dans le cadre d’une réservation incluant des mineurs, les

données les concernant (nom, prénom, date de naissance,

numéro de passeport) sont collectées par le Client adulte

effectuant la réservation, qui est présumé agir avec

l’autorité parentale nécessaire.

Si vous constatez qu’un mineur vous a communiqué ses

données sans autorisation parentale, vous pouvez nous en

informer à dpo@voyageondemand.fr afin que nous procédions

à leur suppression.

Article 11 — Sous-traitance et Registre des Traitements

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Conformément à l’article 30 du RGPD, Voyage on Demand

tient un registre interne de l’ensemble de ses activités

de traitement. Ce registre, non public, est tenu à

disposition de la CNIL sur demande.

Chaque sous-traitant faisant appel à d’autres sous-traitants

(sous-traitants de second rang) est tenu d’en informer

Voyage on Demand et de garantir un niveau de protection

équivalent.

Article 12 — Analyse d’Impact (DPIA)

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Lorsqu’un traitement est susceptible d’engendrer un risque

élevé pour les droits et libertés des personnes (ex.

traitement de données de santé, profilage à grande échelle),

Voyage on Demand réalise une Analyse d’Impact relative à

la Protection des Données (AIPD / DPIA) conformément à

l’article 35 du RGPD, préalablement à la mise en œuvre

du traitement concerné.

Article 13 — Modifications de la Politique de Confidentialité

------------------------------------------------------------

Voyage on Demand se réserve le droit de modifier la présente

Politique de Confidentialité à tout moment, notamment pour

se conformer à l’évolution de la réglementation applicable

ou à l’évolution de ses pratiques.

En cas de modification substantielle, vous serez informé

par e-mail ou par une notification visible sur le Site

au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles

dispositions.

La version en vigueur est toujours accessible sur le Site

à l’adresse : https://voyageondemand.com/privacyPolicyPage.xhtml

L’historique des versions est conservé et disponible

sur demande auprès de notre DPO.

Article 14 — Contact et Réclamations

------------------------------------------------------------

Pour toute question, demande ou réclamation relative au

traitement de vos données personnelles :

  Délégué à la Protection des Données (DPO)

  Voyage on Demand

  E-mail : dpo@voyageondemand.fr

  Délai de réponse : 1 mois maximum (art. 12 RGPD),

  prolongeable de 2 mois pour les demandes complexes.

En cas de réponse insatisfaisante ou d’absence de réponse

dans le délai imparti, vous pouvez saisir la CNIL :

  Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

  3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07

  Téléphone : 01 53 73 22 22

  www.cnil.fr